Топ 10 шагов в написании эффективной электронной почты

Ниже приведен список из наших 10 лучших советов по написанию эффективной электронной почты. Следуя этим предложениям, вы получите лучший ответ на ваши электронные письма и сделаете электронную почту более приятной для вас и ваших получателей.

Держите свои электронные письма короткими

Меньше — больше. Чем короче вы можете хранить свою электронную почту, продолжая ретранслировать ваше сообщение или задавать вопросы, тем лучше. Самое большее, мы предлагаем не более трех абзацев текста.

Сделайте тему понятной и легко читаемой

Тема электронного письма должна содержать достаточно информации, чтобы получатель знал содержимое электронного письма.

Сделайте электронную почту персональной

Всегда включайте имя или псевдоним получателя электронной почты. Если вы хотите, чтобы электронная почта была еще более личной, укажите в ней свое настоящее имя.

Следите за орфографией и грамматикой

Электронная почта с орфографическими и другими грамматическими ошибками говорит читателю, что это не так важно. Всегда проверяйте орфографию, помните о приведенных ниже предложениях и проверяйте электронную почту перед ее отправкой.

• Всегда используйте правильную пунктуацию и заглавные буквы.
• Никогда не используйте сокращения или сокращения, которые люди не понимают.
• НЕ ПИШИТЕ ВО ВСЕХ КОПИЯХ; создается впечатление, что ты кричишь.

Не пересылайте шутки и другие электронные письма

Хотя вы можете найти забавную шутку или найти электронную почту интересной или беспокоящей, большинству людей не нравится получать перенаправленные электронные письма. Никогда не пересылайте электронные письма всем своим друзьям и семье.

Помните, что электронная почта не является частной

Поймите, что электронная почта не зашифрована и может быть переслана другим людям. Никогда не отправляйте личные или корпоративные конфиденциальные данные по электронной почте.

Эффективно отвечать на электронные письма

При ответе на электронные письма помните о следующих предложениях.

• Попробуйте ответить на электронную почту как можно быстрее.
• Осторожно используйте опцию «Ответить всем». Действительно удостоверьтесь, что есть несколько получателей в CC, что каждый действительно должен видеть ваш ответ.
• Сохраняйте ветку электронной почты (предыдущие сообщения) в теле сообщения, а ваш ответ вверху. Сохранение предыдущего сообщения помогает читателю запомнить обсуждение по электронной почте.
• Не используйте слишком много опций программы электронной почты, таких как «высокий приоритет», «автоматические ответы», «чтение квитанций» и т. Д.

Держите CC и BCC к минимуму

При использовании CC для отправки по электронной почте нескольким получателям старайтесь свести список к минимуму. Часто, когда кто-то видит более четырех в списке, он игнорирует его как неважный или думает, что один из других получателей позаботится об электронной почте.

Кроме того, используйте BCC вместо CC, если получателям электронной почты не важно видеть, кому было отправлено электронное письмо, и сохранять конфиденциальность всех адресов электронной почты.

Используйте открытый текст вместо HTML

Всегда отправляйте свои электронные письма в виде открытого текста. Он может быть не таким красивым, но он позволяет читать электронную почту проще и часто менее отвлекает.

Используйте чистую подпись

Подписи могут быть эффективным методом отображения вашей контактной информации в нижней части электронной почты. Тем не менее, следуйте этикету подписи электронной почты при создании подписи.