Лучшие 10 советов по поддержанию почтового ящика в чистоте

В наши дни большая часть нашей самой личной и важной цифровой переписки происходит по электронной почте, поэтому важно сохранять ее организованной. Вот несколько советов для очистки вашего почтового ящика.

Настройте правила, фильтры или метки

Сегодня все почтовые программы и службы электронной почты онлайн имеют правила, фильтры или систему маркировки, которая позволяет перемещать и иным образом организовывать входящую электронную почту. Используйте эти функции, чтобы упорядочить свою электронную почту и вначале получить самое важное. Ниже приведены некоторые предложения по правилам, которые мы рекомендуем сначала попробовать.

• Переместите важные и неважные электронные письма в собственную папку.
• Выделите или установите приоритет для определенных адресов. Например, можно создать правило, чтобы выделить любого пользователя в вашей адресной книге.
• Отфильтруйте распространенные спам-слова, попадающие в ваш почтовый ящик (например, Виагра).
• В программах, поддерживающих правила, пометьте сообщения, которые не важны для поддержания чистоты входящих сообщений и предотвращения перегрузок при первом открытии электронной почты.
• Если вы получаете много спама, фильтруйте свою электронную почту через Gmail.

Не бойся удалять

После прочтения электронной почты всегда принимайте меры в отношении этой электронной почты. Не сохраняйте его на потом и не перемещайте в папку для последующего использования. Если вы не можете предпринять какие-либо действия с электронной почтой, делегируйте его кому-то другому или отложите его на более поздний день, удалите его. Каждое электронное письмо не нуждается в ответе, и нет причин сохранять электронное письмо, которое будет удалено позже.

Автоматические ответы, часто задаваемые вопросы и готовые ответы

Если вы снова и снова используете один и тот же ответ, рассмотрите возможность создания списка ваших частых ответов, которые вы можете скопировать и вставить. Или попробуйте использовать такой инструмент, как один из перечисленных ниже, чтобы сделать ответ на эти письма еще быстрее.

Thunderbird Quicktext — Фантастическая надстройка для электронной почты Mozilla Thunderbird.
Lifehacker Texter — Простой в использовании инструмент-скрипт, который можно использовать в любом месте Windows, включая электронную почту.
AutoHotkey — еще один отличный инструмент, хотя и гораздо более продвинутый. Тем не менее, этот инструмент может быть использован для автоматизации всего на компьютере.

Будь проще

Много раз люди усложняют свою электронную почту, создавая десятки различных папок, чтобы помочь организовать их электронную почту. Проще говоря, не имейте десятки различных папок, чтобы организовать свою электронную почту.

Если вы не можете обойти вашу потребность в папках в электронной почте, используйте правила для фильтрации ваших сообщений в папках. Папки могут сэкономить сотни часов, которые вы можете тратить, обдумывая и организовывая каждое полученное вами электронное письмо.

Всегда делайте быстрые короткие ответы

При ответе на любое из ваших писем постарайтесь сделать ответ максимально быстрым и не тратьте слишком много времени на отдельное письмо. Мы предлагаем тратить не более пяти минут на одно электронное письмо и избегать длинных трех абзацев.

У вас на e-mail нет календаря или списка дел

Часто почтовый ящик человека полон, потому что он рассматривает его как календарь того, что ему нужно сделать. Не используйте свой адрес электронной почты для этого. Имейте отдельную программу или текстовый документ, в котором содержится список того, что вам нужно сделать, или который отслеживает ваш календарь событий.

Отписаться от рассылки и отключить уведомления

Хотя вы, возможно, имели хорошие намерения при подписке на новостную рассылку или другой список электронной почты, они часто отвлекают и часто загромождают вашу электронную почту. Отписаться от любой рассылки, которую вы не читали.

То же самое относится и к уведомлениям с сайтов социальных сетей, таких как Facebook, MySpace и Twitter, которые вы можете получать. Отключите все уведомления о сообщениях на вашей стене, новых друзьях или подписчиках, которые загромождают ваш почтовый ящик и отвлекают вас.

Не отвечайте на спам

Если спам проходит мимо вашей защиты или правил, никогда не отвечайте на нее; просто удалите сообщение.

Держите это, но не слишком много

Старайтесь читать свои электронные письма хотя бы раз в день или каждый час, в зависимости от того, сколько сообщений вы получаете.

Однако не живите в своей электронной почте. Создайте расписание, в котором вы будете регулярно проверять свою электронную почту, а затем игнорировать все остальное время. Если у вас есть какие-либо уведомления о новых входящих сообщениях электронной почты, отключите их или закройте свою программу электронной почты или веб-страницу электронной почты.

Удалить еще

Наконец, если после выполнения всех вышеперечисленных шагов у вас все еще есть электронные письма, которые были неделями, удалите их. Если вам трудно удалить электронную почту, создайте папку и переместите все старые электронные письма в эту папку. Через несколько недель электронное письмо становится слишком старым для ответа.